Почему для закупок нужна автоматизация и с какими сложностями можно столкнуться в процессе

Любое предприятие для нормального функционирования нуждается в закупках — сырья, товаров, оборудования или чего-то еще. Обычно этот процесс осуществляется вручную: группа сотрудников определяет то, что необходимо купить, находит поставщиков, изучает их предложения, договаривается о цене.

Но так ресурсы используются неэффективно: чем больше компания, тем сильней усложняется процедура закупок. Цепочка удлиняется, в ней задействуется всё больше людей. Добавляются и внешние участники процесса — контролирующие организации и поставщики. Становится больше бюрократии и меньше пользы.

Автоматизация закупок позволяет упростить процедуры и сделать их максимально прозрачными. Так процесс легко проверить — причем как внутри компании, так и извне, если необходима проверка.

Другие преимущества автоматизации — это:

Уменьшение расходов и сокращение издержек благодаря оптимизации бюджета.
Минимизация рисков, которые связаны с нецелевыми тратами — при прозрачности системы они просто невозможны.
Увеличение прибыли благодаря выгодным предложениям от поставщиков, с которыми компания взаимодействует постоянно.
Снижение административных расходов.
Избавление от штрафов, которые могут налагаться по ФЗ № 44-ФЗ и ФЗ № 223-ФЗ.

Особенности процесса

Важный момент — чтобы автоматизация действительно принесла пользу бизнесу, к ее организации нужно подходить очень тщательно и продуманно. Нужно полностью пересмотреть существующие процессы, выделить ключевые точки взаимодействия и в соответствии с этим разработать варианты автоматизации.

Инструментарий должен подбираться в соответствии с задачами. Он может быть любым, но важно, чтобы системы отвечали нескольким параметрам:

Воспроизведение бизнес-логики предприятия.
Простой и понятный принцип работы.
Возможность масштабировать инструментарий для конкретных задач.
Легкость в обслуживании и интеграции в информационную среду.

Благодаря отлаженной системе можно регистрировать поставщиков и собирать прайс-листы, сравнивать предложения между собой и находить оптимальные цены, делать запросы в государственные органы — например, ФНС и ФМС. Кроме того, оповещать поставщиков о начале закупок, автозаполнять формы договоров и отчетов и проверять заявки от поставщиков через множество реестров, включая ЕГРИП и ЕГРЮЛ. Это даст возможность высвободить силы персонала для более продуктивной работы.